Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

Platforma Complaia ERP w modelu SaaS — usługi przeznaczone wyłącznie dla przedsiębiorców (B2B)

§ 1. Postanowienia ogólne i definicje

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia przez Usługodawcę usług drogą elektroniczną w postaci dostępu do oprogramowania Complaia ERP w modelu SaaS oraz warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie tych usług.

2. Regulamin stanowi regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

3. Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

   1. Usługodawca — podmiot wskazany w nagłówku Regulaminu, świadczący Usługę i będący właścicielem Platformy;
   2. Usługobiorca (Klient) — przedsiębiorca w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną), który zawiera Umowę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową;
   3. Platforma / Oprogramowanie / Complaia ERP — system informatyczny Usługodawcy udostępniany w modelu SaaS, obejmujący moduły zarządzania przedsiębiorstwem (m.in. ERP, OMS, MES, WMS, TMS, PIM, obsługa zwrotów, portal B2B/B2C) w zakresie wynikającym z wybranego Planu;
   4. Aplikacja mobilna — aplikacja Usługodawcy przeznaczona do instalacji na urządzeniach mobilnych, służąca wyłącznie do korzystania z Usługi na zasadach licencji, o której mowa w § 2 ust. 3;
   5. Usługa — usługa polegająca na udostępnieniu Usługobiorcy dostępu do Platformy oraz jej funkcji za pośrednictwem przeglądarki internetowej lub Aplikacji mobilnej, w modelu abonamentowym;
   6. Konto — wydzielona, odrębna dla danego Usługobiorcy instancja Usługi (jedno Konto odpowiada jednemu przedsiębiorstwu Usługobiorcy);
   7. Użytkownik — osoba fizyczna upoważniona przez Usługobiorcę do korzystania z Konta w ramach przypisanego mu miejsca (seat / dostęp);
   8. Miejsce (Seat) — pojedynczy, imienny dostęp Użytkownika do Konta; liczba dostępnych Miejsc wynika z wybranego Planu;
   9. Plan / Abonament — wariant Usługi o określonym zakresie i cenie, wskazany w Cenniku;
   10. Cennik — aktualne zestawienie Planów i opłat, udostępniane na stronie Usługodawcy lub w panelu Konta; źródłem ceny wiążącej jest konfiguracja systemu płatności;
   11. Okres rozliczeniowy — okres, za który naliczana jest opłata abonamentowa; o ile nie wskazano inaczej, wynosi jeden miesiąc;
   12. Okres próbny (Trial) — bezpłatny okres testowy Usługi, o długości 14 dni, o ile Usługodawca nie wskaże innej długości;
   13. Operator płatności — dostawca usług płatniczych obsługujący płatności w imieniu Usługodawcy, tj. Stripe Payments Europe, Limited;
   14. Dane Klienta — wszelkie dane i treści wprowadzane lub przesyłane do Platformy przez Usługobiorcę lub Użytkowników;
   15. Umowa — umowa o świadczenie Usługi zawierana między Usługodawcą a Usługobiorcą na zasadach określonych w Regulaminie;
   16. Polityka Prywatności — dokument określający zasady przetwarzania danych osobowych, stanowiący uzupełnienie Regulaminu.

4. Charakter B2B. Usługa jest przeznaczona i kierowana wyłącznie do przedsiębiorców i nie jest oferowana konsumentom w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego. Zawierając Umowę, Usługobiorca oświadcza, że zawiera ją bezpośrednio w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową i że ma ona dla niego charakter zawodowy. Sytuację przedsiębiorcy korzystającego z ochrony konsumenckiej reguluje § 16.

§ 2. Rodzaj i zakres Usługi

1. Usługodawca udostępnia Usługobiorcy Platformę w modelu SaaS, tj. jako usługę dostępną zdalnie — za pośrednictwem przeglądarki internetowej oraz Aplikacji mobilnej — bez przeniesienia na Usługobiorcę egzemplarza Oprogramowania. Instalacja Aplikacji mobilnej nie stanowi nabycia Oprogramowania; Aplikacja mobilna służy wyłącznie do korzystania z Usługi na zasadach licencji, o której mowa w ust. 3.

2. Zakres funkcjonalny dostępny dla Usługobiorcy, liczba Miejsc oraz ewentualne limity wynikają z wybranego Planu i Cennika.

3. Usługodawca udziela Usługobiorcy niewyłącznej, nieprzenoszalnej, niezbywalnej i ograniczonej w czasie licencji na korzystanie z Platformy, w tym Aplikacji mobilnej, wyłącznie na własne potrzeby prowadzonej działalności, na czas obowiązywania Umowy i opłaconego Abonamentu. Licencja wygasa z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy.

4. Usługodawca jest uprawniony do rozwijania, modyfikowania, aktualizowania oraz wycofywania poszczególnych funkcji Platformy, w szczególności w celu jej ulepszania, zapewnienia bezpieczeństwa lub zgodności z przepisami. Zmiany niepogarszające istotnie zakresu Usługi nie stanowią zmiany Umowy.

5. Complaia ERP nie jest oprogramowaniem księgowym ani nie zastępuje obsługi księgowej, doradztwa podatkowego, prawnego ani audytu. Usługobiorca samodzielnie odpowiada za zgodność prowadzonej przez siebie działalności z przepisami, w tym podatkowymi i rachunkowymi.

§ 3. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Usługi niezbędne są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna wersja jednej z powszechnie używanych przeglądarek internetowych, włączona obsługa JavaScript i plików cookies oraz aktywny adres poczty elektronicznej. W przypadku korzystania z Usługi za pośrednictwem Aplikacji mobilnej niezbędne jest ponadto urządzenie z obsługiwaną wersją systemu operacyjnego oraz udzielenie Aplikacji mobilnej uprawnień niezbędnych do działania wybranych funkcji (w szczególności dostępu do aparatu w celu skanowania kodów, powiadomień oraz — dla funkcji transportowych — lokalizacji). Odmowa udzielenia uprawnienia może uniemożliwić korzystanie z powiązanej funkcji.

2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe działanie Usługi wynikające z niespełnienia wymagań technicznych, z konfiguracji urządzeń lub sieci Usługobiorcy, ani z działania dostawców usług telekomunikacyjnych.

3. Usługodawca informuje, że korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną wiąże się z typowymi zagrożeniami, w tym ryzykiem działania szkodliwego oprogramowania oraz nieuprawnionego dostępu do danych. Usługodawca stosuje środki ograniczające te zagrożenia, jednak Usługobiorca zobowiązany jest do stosowania własnych zabezpieczeń.

4. Oprogramowanie i dane w urządzeniu Użytkownika. Na potrzeby świadczenia Usługi Usługodawca zapisuje w urządzeniu Użytkownika: pliki cookies i dane w pamięci przeglądarki służące utrzymaniu sesji i zapamiętaniu ustawień; w przypadku terminala POS — klucz urządzenia i dane operacji wykonanych bez połączenia z Internetem; w przypadku Aplikacji mobilnej — dane opisane w § 4a Polityki Prywatności oraz moduł rozpoznawania kodów kreskowych dostarczany przez Google. Usługodawca nie stosuje w Platformie skryptów analitycznych ani reklamowych. Szczegóły, w tym czas przechowywania, określa § 12 Polityki Prywatności. Dane te można usunąć, wylogowując się i czyszcząc dane przeglądarki albo odinstalowując Aplikację mobilną.

§ 4. Zawarcie Umowy, rejestracja i Konto

1. Zawarcie Umowy następuje poprzez rejestrację Konta, akceptację Regulaminu oraz DPA, a w zakresie korzystania odpłatnego — także aktywację Abonamentu zgodnie z § 5. Przed rejestracją Usługobiorca może zapoznać się z Polityką Prywatności.

2. W procesie rejestracji Usługobiorca podaje dane niezbędne do świadczenia Usługi i wystawienia dokumentów rozliczeniowych oraz zapewnia, że są one prawdziwe, aktualne i kompletne. Usługobiorca zobowiązany jest aktualizować te dane.

3. Jedno Konto odpowiada jednemu przedsiębiorstwu. Osoba zakładająca lub akceptująca Regulamin w imieniu Usługobiorcy oświadcza, że jest umocowana do jego reprezentowania i zaciągania zobowiązań w jego imieniu.

4. Usługodawca może udostępnić Okres próbny (Trial) o długości 14 dni. Rozpoczęcie Okresu próbnego nie wymaga podania danych karty płatniczej. Po zakończeniu Okresu próbnego dostęp do pełnej funkcjonalności wymaga aktywacji odpłatnego Abonamentu; w braku aktywacji dostęp do Usługi może zostać ograniczony lub zablokowany (mechanizm „fail-closed").

5. Usługodawca może odmówić rejestracji lub zawarcia Umowy, a także zawiesić lub usunąć Konto, w razie uzasadnionego podejrzenia naruszenia Regulaminu, przepisów prawa lub praw osób trzecich, podania danych nieprawdziwych albo działania na szkodę Usługodawcy lub innych użytkowników.

6. Dane po zakończeniu Okresu próbnego. Jeżeli po zakończeniu Okresu próbnego Usługobiorca nie aktywuje odpłatnego Abonamentu, Usługodawca przechowuje Dane Klienta wprowadzone w Okresie próbnym przez 30 dni od zakończenia Okresu próbnego, umożliwiając ich eksport, a po upływie tego terminu trwale je usuwa bez odrębnego zawiadomienia. Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że po tym terminie odtworzenie Danych Klienta nie jest możliwe.

§ 5. Abonament, Cennik i płatności

1. Korzystanie z Usługi po Okresie próbnym jest odpłatne. Wysokość opłat określa Cennik właściwy dla wybranego Planu. Wszystkie ceny są cenami netto i powiększane są o podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami, o ile nie wskazano inaczej.

2. Opłata abonamentowa naliczana jest z góry za każdy Okres rozliczeniowy. Rozliczenie następuje w cyklu miesięcznym. Umowa odnawia się automatycznie na kolejne Okresy rozliczeniowe do czasu jej wypowiedzenia zgodnie z § 12.

3. Płatności obsługiwane są przez Operatora płatności. Aktywując Abonament, Usługobiorca upoważnia Usługodawcę i Operatora płatności do cyklicznego obciążania wskazanego instrumentu płatniczego kwotą należnego Abonamentu. Dane karty są przechwytywane na etapie konwersji (z chwilą rozpoczęcia odpłatnego korzystania), a nie w chwili rejestracji.

4. Liczba aktywnych Użytkowników nie może przekraczać liczby Miejsc przewidzianych w Planie powiększonej o Miejsca dodatkowe; Platforma nie pozwala aktywować Użytkownika ponad ten limit. Zwiększenie liczby Miejsc albo zmiana Planu na wyższy następuje niezwłocznie. Za pozostałą część bieżącego Okresu rozliczeniowego Usługodawca nalicza opłatę proporcjonalną, pobieraną od razu, a od kolejnego Okresu — pełną opłatę według nowego zakresu. Zmniejszenie liczby Miejsc albo zmiana Planu na niższy następuje z końcem bieżącego Okresu rozliczeniowego, bez zwrotu opłaty za ten Okres. Skutki korzystania z Usługi przez liczbę Użytkowników przekraczającą liczbę opłaconych Miejsc określa § 7 ust. 7.

5. Brak zwrotu opłat. Opłaty abonamentowe są bezzwrotne. Usługodawca nie oferuje gwarancji zwrotu pieniędzy. W szczególności w razie wypowiedzenia, rozwiązania lub zaprzestania korzystania z Usługi w trakcie Okresu rozliczeniowego opłata za rozpoczęty Okres nie podlega zwrotowi ani proporcjonalnemu obniżeniu, a Usługobiorcy nie przysługuje roszczenie o zwrot za niewykorzystany zakres Usługi. Postanowienie nie wyłącza bezwzględnie obowiązujących uprawnień przysługujących podmiotom wskazanym w § 16.

6. Za dzień zapłaty uznaje się dzień uznania rachunku Usługodawcy lub potwierdzenia płatności przez Operatora płatności. Faktury udostępniane są w formie elektronicznej, na co Usługobiorca wyraża zgodę.

7. Jeżeli obciążenie instrumentu płatniczego za kolejny Okres rozliczeniowy się nie powiedzie, Operator płatności ponawia próbę przez 24 godziny. Po tym czasie, w braku zapłaty, Abonament wygasa, dostęp do Usługi zostaje zablokowany, a nieopłacona faktura zostaje anulowana. Usługobiorca może w każdym czasie ponownie aktywować Abonament; do Danych Klienta stosuje się § 12 ust. 5. Do opłat, o których mowa w § 7 ust. 7, stosuje się odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.

8. Zmiana Cennika. Usługodawca może zmienić Cennik. Zmiana wysokości opłat dla istniejących Umów wymaga poinformowania Usługobiorcy z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie (np. pocztą elektroniczną lub w panelu Konta). Jeżeli Usługobiorca nie akceptuje nowej ceny, może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu rozliczeniowego; dalsze korzystanie z Usługi po wejściu zmiany w życie oznacza jej akceptację.

§ 6. Licencja, prawa własności intelektualnej

1. Wszelkie prawa do Platformy, w tym majątkowe prawa autorskie, prawa do baz danych, znaki towarowe, kod źródłowy i wynikowy, interfejsy, dokumentacja oraz know-how, przysługują wyłącznie Usługodawcy lub jego licencjodawcom i podlegają ochronie prawnej. Umowa nie przenosi na Usługobiorcę żadnych z tych praw poza ograniczoną licencją, o której mowa w § 2 ust. 3.

2. Usługobiorca nie jest uprawniony w szczególności do: (a) kopiowania, dekompilacji, deasemblacji ani odtwarzania kodu źródłowego Platformy poza przypadkami dozwolonymi bezwzględnie obowiązującymi przepisami; (b) odsprzedaży, najmu, dzierżawy, sublicencjonowania ani udostępniania Usługi osobom trzecim poza własnymi Użytkownikami; (c) usuwania oznaczeń Usługodawcy; (d) wykorzystywania Platformy do budowy produktu konkurencyjnego lub do testów porównawczych publikowanych bez zgody Usługodawcy.

3. Dane Klienta pozostają własnością Usługobiorcy. Usługobiorca udziela Usługodawcy niewyłącznej licencji na przetwarzanie Danych Klienta wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia, utrzymania i zabezpieczenia Usługi oraz wykonania Umowy, a także do wytwarzania danych zanonimizowanych i zagregowanych na zasadach § 4 ust. 4 DPA.

§ 7. Zasady korzystania i obowiązki Usługobiorcy

1. Usługobiorca zobowiązany jest korzystać z Usługi zgodnie z Regulaminem, przepisami prawa, dobrymi obyczajami oraz prawami osób trzecich.

2. Usługobiorca odpowiada za: (a) zachowanie poufności danych dostępowych Użytkowników; (b) wszelkie działania podejmowane w ramach jego Konta; (c) legalność, prawidłowość i kompletność Danych Klienta; (d) posiadanie podstaw prawnych do przetwarzania danych wprowadzanych do Platformy, w tym danych osobowych osób trzecich.

3. Dane Użytkowników i pracowników. Zakładając lub udostępniając Miejsca (dostępy) swoim Użytkownikom, w tym pracownikom i współpracownikom, Usługobiorca oświadcza i gwarantuje, że jest uprawniony do wprowadzenia ich danych osobowych do Platformy oraz że dopełnił wobec tych osób ciążącego na nim obowiązku informacyjnego dotyczącego przetwarzania ich danych w związku z korzystaniem z Usługi. Usługobiorca ponosi wyłączną odpowiedzialność za brak odpowiedniej podstawy prawnej w tym zakresie i zwalnia Usługodawcę z odpowiedzialności wobec tych osób na zasadach określonych w § 10 ust. 6.

   3a. Monitorowanie pracowników. Jeżeli Usługobiorca korzysta z funkcji rejestrujących lokalizację albo czas i przebieg pracy Użytkowników (w szczególności rejestrowania tras kierowców, logowania na stanowiskach i potwierdzania obecności), odpowiada za ich wprowadzenie zgodnie z przepisami prawa pracy, w tym art. 22³ Kodeksu pracy, oraz za poinformowanie tych osób o celu, zakresie i sposobie monitorowania przed jego rozpoczęciem.

   3b. Klienci końcowi. Jeżeli Usługobiorca udostępnia swoim klientom portal zamówień lub stronę śledzenia przesyłek albo wysyła do nich wiadomości z Platformy, odpowiada za przekazanie im informacji o przetwarzaniu ich danych osobowych.

4. Zakazane jest: (a) wprowadzanie treści bezprawnych, w tym naruszających prawa osób trzecich; (b) podejmowanie działań zakłócających działanie Platformy, nadmiernie obciążających infrastrukturę, omijających zabezpieczenia lub limity Planu; (c) wykorzystywanie Usługi do rozsyłania niezamówionych informacji handlowych lub szkodliwego oprogramowania; (d) korzystanie z Usługi w sposób naruszający przepisy prawa.

5. Usługobiorca we własnym zakresie odpowiada za organizację swojej działalności, decyzje biznesowe i operacyjne podejmowane z wykorzystaniem Platformy, a także za wykonanie ciążących na nim obowiązków publicznoprawnych. Funkcje Platformy mają charakter wspierający i nie zastępują samodzielnej weryfikacji danych przez Usługobiorcę.

6. Niezależnie od kopii zapasowych wykonywanych przez Usługodawcę na potrzeby ciągłości Usługi, Usługobiorca powinien we własnym zakresie pobierać i archiwizować eksporty istotnych Danych Klienta. Kopie zapasowe Usługodawcy służą wyłącznie odtworzeniu Platformy po awarii; Usługobiorcy nie przysługuje roszczenie o odtworzenie z nich Danych Klienta. Usługodawca może podjąć próbę takiego odtworzenia według własnego uznania, bez gwarancji powodzenia.

7. Przekroczenie liczby Miejsc. W razie korzystania z Usługi przez liczbę Użytkowników przekraczającą liczbę opłaconych Miejsc albo udostępnienia dostępu do Konta osobom trzecim z naruszeniem § 6 ust. 2 lit. b, Usługodawca jest uprawniony do naliczenia i zafakturowania opłaty abonamentowej za każde niezgłoszone Miejsce, zgodnie z Cennikiem obowiązującym w okresie naruszenia, za wszystkie rozpoczęte Okresy rozliczeniowe, w których naruszenie trwało. Opłata jest płatna w terminie 14 dni od otrzymania faktury.

8. Naliczenie opłaty, o której mowa w ust. 7, nie wyłącza uprawnień Usługodawcy z § 12 ust. 4 ani dochodzenia odszkodowania i roszczeń z tytułu naruszenia praw własności intelektualnej na zasadach ogólnych.

§ 7a. Treści bezprawne i punkt kontaktowy

1. Punkt kontaktowy. Pojedynczym punktem kontaktowym dla organów państw członkowskich, Komisji Europejskiej i Europejskiej Rady ds. Usług Cyfrowych oraz dla odbiorców Usługi, w rozumieniu art. 11 i 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2065 (akt o usługach cyfrowych), jest adres hello@complaia.systems. Komunikacja odbywa się w języku polskim lub angielskim.

2. Zgłaszanie treści bezprawnych. Każda osoba może zgłosić treść przechowywaną w Platformie, którą uważa za bezprawną, na adres wskazany w ust. 1. Zgłoszenie powinno zawierać uzasadnienie, dokładne wskazanie treści, imię i nazwisko oraz adres e-mail zgłaszającego (z wyjątkiem zgłoszeń dotyczących przestępstw, o których mowa w art. 3–7 dyrektywy 2011/93/UE) oraz oświadczenie o dobrej wierze. Usługodawca potwierdza otrzymanie zgłoszenia i informuje zgłaszającego o podjętej decyzji.

3. Moderacja. Usługodawca nie monitoruje Danych Klienta. Działa na podstawie zgłoszenia, nakazu organu albo własnej wiedzy o naruszeniu. Może uniemożliwić dostęp do treści, zawiesić lub zablokować Konto (§ 4 ust. 5, § 12 ust. 4). Decyzje podejmuje człowiek, bez użycia narzędzi zautomatyzowanych.

4. Uzasadnienie. O ograniczeniu Usługobiorca otrzymuje na adres e-mail Konta uzasadnienie zawierające rodzaj zastosowanego środka, fakty i podstawę decyzji oraz informację o możliwości złożenia reklamacji (§ 13) i dochodzenia roszczeń przed sądem.

5. Usługodawca niezwłocznie zawiadamia właściwe organy, jeżeli poweźmie informację o przestępstwie zagrażającym życiu lub bezpieczeństwu osób.

§ 8. Dostępność Usługi — brak gwarancji ciągłości

1. Usługa świadczona jest w modelu „tak jak jest" (as is) oraz „w miarę dostępności" (as available). Usługodawca dokłada starań, aby Usługa była dostępna w sposób ciągły, jednak nie gwarantuje nieprzerwanej, niezakłóconej ani wolnej od błędów dostępności Platformy i nie zapewnia, że spełni ona wszystkie indywidualne oczekiwania Usługobiorcy.

2. Usługodawca jest uprawniony do dokonywania przerw technicznych, prac konserwacyjnych, aktualizacji i modernizacji Platformy. W miarę możliwości prace planowane będą realizowane w sposób ograniczający uciążliwość dla Usługobiorcy.

3. O ile odrębna umowa (w szczególności w ramach planu Enterprise) nie przewiduje gwarantowanego poziomu dostępności (SLA), Usługodawca nie udziela żadnych zapewnień co do parametrów dostępności, czasu reakcji ani czasu usunięcia awarii, a ewentualne wskaźniki podawane informacyjnie nie stanowią gwarancji ani zobowiązania.

4. Usługodawca nie odpowiada za niedostępność lub nieprawidłowe działanie Usługi spowodowane czynnikami niezależnymi od Usługodawcy, w tym działaniem dostawców infrastruktury, sieci Internet, integracji zewnętrznych oraz siłą wyższą.

§ 9. Integracje i usługi podmiotów trzecich

1. Platforma może umożliwiać integrację z usługami podmiotów trzecich (m.in. operatorzy płatności, dostawcy usług kurierskich, platformy sprzedażowe, systemy zewnętrzne). Korzystanie z takich usług może podlegać odrębnym regulaminom tych podmiotów.

2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za działanie, dostępność, kompletność ani prawidłowość usług i danych podmiotów trzecich, w tym za skutki zmian w ich interfejsach (API), opóźnienia, błędy lub przerwy po ich stronie. Usługodawca nie jest stroną stosunków prawnych między Usługobiorcą a takimi podmiotami.

§ 10. Ograniczenie i wyłączenie odpowiedzialności

1. Zakres stosowania. Postanowienia niniejszego paragrafu stosuje się w najszerszym zakresie dopuszczalnym przez prawo właściwe; ograniczenia nie obejmują odpowiedzialności, której zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami nie można wyłączyć ani ograniczyć (w szczególności szkody wyrządzonej umyślnie — art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego).

2. W zakresie dopuszczalnym przez prawo Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody pośrednie, następcze, utracone korzyści, utratę przychodów, utratę kontraktów lub spodziewanych oszczędności, utratę renomy, przerwy w działalności oraz utratę lub uszkodzenie danych, niezależnie od podstawy prawnej roszczenia, także jeżeli Usługodawca został poinformowany o możliwości powstania takiej szkody.

3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające w szczególności z: (a) decyzji biznesowych, operacyjnych, finansowych, podatkowych lub kadrowych podjętych przez Usługobiorcę z wykorzystaniem Platformy lub na podstawie danych w niej zawartych; (b) błędnych, niekompletnych lub nieaktualnych Danych Klienta; (c) nieprawidłowego korzystania z Usługi, niezastosowania się do Regulaminu lub dokumentacji; (d) działania integracji i podmiotów trzecich (§ 9); (e) utraty danych dostępowych lub nieuprawnionego dostępu wynikającego z przyczyn leżących po stronie Usługobiorcy; (f) siły wyższej.

4. Kwotowy limit odpowiedzialności. Całkowita łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Usługobiorcy z tytułu Umowy oraz z nią związana ograniczona jest do wysokości opłat abonamentowych netto faktycznie zapłaconych przez Usługobiorcę na rzecz Usługodawcy w okresie sześciu (6) Okresów rozliczeniowych bezpośrednio poprzedzających zdarzenie będące podstawą roszczenia, a jeżeli Umowa obowiązywała krócej — do sumy opłat faktycznie zapłaconych.

   4a. Limit, o którym mowa w ust. 4, stosuje się niezależnie od podstawy prawnej roszczenia — w tym z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, czynu niedozwolonego, bezpodstawnego wzbogacenia, zwrotu nienależnego świadczenia lub jakiejkolwiek innej podstawy — oraz niezależnie od liczby zdarzeń i roszczeń; stanowi on górną granicę łącznej odpowiedzialności Usługodawcy za wszystkie zdarzenia zaistniałe w okresie obowiązywania Umowy.

   4b. W granicach limitu, o którym mowa w ust. 4, mieszczą się wszelkie świadczenia należne Usługobiorcy od Usługodawcy, w tym odszkodowanie, zwrot poniesionych kosztów i wydatków, zwrot opłat, kary umowne, odsetki oraz koszty postępowania — z wyjątkiem odsetek za opóźnienie w zapłacie kwoty zasądzonej lub ustalonej w granicach limitu.

   4c. Ograniczenia z ust. 4–4b nie dotyczą zobowiązań Usługobiorcy, w tym obowiązku zapłaty oraz zobowiązania do zwolnienia z odpowiedzialności, o którym mowa w ust. 6.

5. Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu rękojmi zostaje wyłączona w najszerszym zakresie dopuszczalnym przez prawo (art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego). Usługodawca nie udziela gwarancji jakości. Wyłączenie rękojmi nie dotyczy osób wskazanych w § 16, wobec których stosuje się reżim zgodności z umową określony w rozdziale 5b ustawy o prawach konsumenta.

6. Usługobiorca zobowiązuje się zwolnić Usługodawcę z odpowiedzialności oraz zaspokoić uzasadnione roszczenia osób trzecich kierowane wobec Usługodawcy, a powstałe w związku z Danymi Klienta, sposobem korzystania z Usługi przez Usługobiorcę lub jego Użytkowników albo naruszeniem przez nich Regulaminu lub prawa, w tym pokryć uzasadnione koszty obrony prawnej.

7. Żadne z postanowień Regulaminu nie wyłącza ani nie ogranicza odpowiedzialności Usługodawcy w zakresie, w jakim takie wyłączenie lub ograniczenie jest niedopuszczalne na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§ 11. Siła wyższa

1. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy w zakresie, w jakim jest ono następstwem siły wyższej, tj. zdarzenia zewnętrznego, nadzwyczajnego i niemożliwego do zapobieżenia, w tym m.in.: katastrof naturalnych, awarii o charakterze systemowym, przerw w dostawie energii lub łączności, działań organów władzy, stanów nadzwyczajnych, epidemii, strajków, ataków cybernetycznych (np. DDoS) oraz awarii po stronie dostawców infrastruktury.

§ 12. Czas trwania, wypowiedzenie i rozwiązanie Umowy

1. Umowa zawierana jest na czas nieoznaczony i odnawia się na kolejne Okresy rozliczeniowe, o ile nie zostanie wypowiedziana.

2. Usługobiorca może wypowiedzieć Umowę w każdym czasie ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu rozliczeniowego, w szczególności przez rezygnację z odnowienia Abonamentu w panelu Konta. Z uwagi na § 5 ust. 5 wypowiedzenie nie rodzi obowiązku zwrotu opłaty za rozpoczęty Okres.

3. Usługodawca może wypowiedzieć Umowę w każdym czasie, bez wskazywania przyczyny; Umowa ulega wówczas rozwiązaniu z końcem bieżącego (opłaconego) Okresu rozliczeniowego, tj. z dniem wygaśnięcia subskrypcji. Nie narusza to prawa Usługodawcy do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadkach wskazanych w ust. 4.

4. Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym lub zawiesić dostęp do Usługi w razie: (a) istotnego naruszenia Regulaminu przez Usługobiorcę; (b) zalegania z płatnością; (c) korzystania z Usługi w sposób bezprawny lub zagrażający bezpieczeństwu Platformy lub innych użytkowników; (d) podania danych nieprawdziwych.

5. Skutki zakończenia Umowy. Z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy dostęp do Usługi zostaje zablokowany. Przez okres 30 dni od zakończenia Umowy Usługobiorca może zażądać eksportu Danych Klienta na zasadach § 12a ust. 4–4b; w przypadku zainicjowania procedury, o której mowa w § 12a, stosuje się terminy określone w tym paragrafie. Po upływie tego okresu Usługodawca jest uprawniony do trwałego usunięcia Danych Klienta, z zastrzeżeniem danych, które jest obowiązany przechowywać na podstawie przepisów prawa.

6. Usunięcie Konta. Usługobiorca może w każdym czasie zlecić usunięcie Konta w panelu Konta (wyłącznie Użytkownik z rolą właściciela, po potwierdzeniu hasłem) albo pocztą elektroniczną na adres hello@complaia.systems. Zlecenie usunięcia jest równoznaczne z wypowiedzeniem Umowy. Z chwilą zlecenia dostęp wszystkich Użytkowników do Konta zostaje zablokowany. Przez 30 dni od zlecenia Usługobiorca może je anulować oraz pobrać udostępniony pakiet danych; po upływie tego terminu Dane Klienta zostają trwale usunięte, z zastrzeżeniem § 12a oraz danych, które Usługodawca jest obowiązany przechowywać na podstawie przepisów prawa. Zlecenie nie rodzi obowiązku zwrotu opłaty za rozpoczęty Okres rozliczeniowy.

   6a. Usunięcie konta Użytkownika. Użytkownik może usunąć własne konto w Aplikacji mobilnej lub w panelu Konta, a Usługobiorca — konto każdego Użytkownika. Nie powoduje to usunięcia Konta ani wypowiedzenia Umowy. Konto Użytkownika zostaje zablokowane, a jego dane identyfikujące pozostają w historii operacji Konta jako część Danych Klienta do czasu usunięcia Konta.

§ 12a. Wyjście i przenoszenie danych

1. Usługobiorca może w każdym czasie zainicjować zmianę dostawcy usługi przetwarzania danych albo przeniesienie Danych Klienta do własnej infrastruktury. Okres wypowiedzenia poprzedzający rozpoczęcie procesu zmiany nie przekracza dwóch (2) miesięcy.

2. Okres przejściowy wynosi 30 dni kalendarzowych od zakończenia okresu wypowiedzenia. Jeżeli przeprowadzenie zmiany w tym terminie jest technicznie niewykonalne, Usługodawca informuje o tym Usługobiorcę w terminie 14 dni roboczych od otrzymania żądania i wskazuje niezbędny okres, nie dłuższy niż 7 miesięcy. Usługobiorcy przysługuje prawo jednokrotnego przedłużenia okresu przejściowego o okres, który uzna za właściwy.

3. Przez okres co najmniej 30 dni liczony od zakończenia okresu przejściowego Usługodawca umożliwia Usługobiorcy pobranie Danych Klienta. Po upływie tego okresu Usługodawca trwale usuwa Dane Klienta, z zastrzeżeniem danych, które jest obowiązany przechowywać na podstawie przepisów prawa.

4. Zakres danych podlegających przeniesieniu. Przeniesieniu podlegają wszystkie Dane Klienta wprowadzone do Platformy przez Usługobiorcę lub Użytkowników oraz dane wygenerowane przez Platformę w związku z korzystaniem z Usługi przez Usługobiorcę, w szczególności: produkty i ich warianty, kontrahenci, zamówienia, dokumenty sprzedaży i magazynowe, stany i ruchy magazynowe, zlecenia produkcyjne, przesyłki i trasy, reklamacje i zwroty, konfiguracja Konta (role, statusy, ustawienia), konta Użytkowników (bez haseł i kodów PIN), dziennik zdarzeń Konta oraz pliki przesłane do Platformy. Dane udostępniane są w formacie JSON (jeden plik na kategorię danych), a pliki — w postaci oryginalnej, w archiwum ZIP.

   4a. Dane wyłączone. Przeniesieniu nie podlegają: skróty haseł i kodów PIN, klucze i poświadczenia integracji (w tym tokeny i certyfikaty KSeF), dane techniczne służące bezpieczeństwu Platformy (w tym historia logowań) oraz kod i konfiguracja Platformy niebędące Danymi Klienta.

   4b. Sposób przekazania. Usługobiorca składa żądanie eksportu pocztą elektroniczną na adres hello@complaia.systems. Usługodawca udostępnia eksport w terminie 14 dni od żądania, na okres nie krótszy niż wskazany w ust. 3.

5. Opłaty. Do dnia 11 stycznia 2027 r. Usługodawca może pobierać za czynności związane ze zmianą dostawcy wyłącznie opłaty nieprzekraczające rzeczywiście poniesionych kosztów. Od dnia 12 stycznia 2027 r. czynności te są nieodpłatne.

6. Jurysdykcja infrastruktury. Informacja o państwach, w których zlokalizowana jest infrastruktura wykorzystywana do przetwarzania Danych Klienta, dostępna jest w wykazie podprocesorów, o którym mowa w umowie powierzenia przetwarzania danych.

7. Postanowienia niniejszego paragrafu stosuje się z uwzględnieniem rozdziału VI rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/2854. W zakresie, w jakim postanowienia Regulaminu byłyby z nim sprzeczne, pierwszeństwo mają przepisy rozporządzenia.

§ 13. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Usługi można składać pocztą elektroniczną na adres hello@complaia.systems.

2. Reklamacja powinna zawierać dane Usługobiorcy, opis zastrzeżeń oraz okoliczności ich wystąpienia. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 30 dni od jej otrzymania i informuje o sposobie rozpatrzenia na adres, z którego wpłynęła.

§ 14. Dane osobowe — podział odpowiedzialności

1. Dane wprowadzane przez Usługobiorcę (np. dane jego klientów, kontrahentów, pracowników). W odniesieniu do danych osobowych, które Usługobiorca lub jego Użytkownicy wprowadzają do Platformy w ramach prowadzonej działalności — w tym danych klientów Usługobiorcy, np. nabywców jego towarów — administratorem tych danych w rozumieniu RODO jest Usługobiorca. Usługodawca przetwarza je wyłącznie jako podmiot przetwarzający, w imieniu i na udokumentowane polecenie Usługobiorcy, w celu i w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi.

2. Obowiązki Usługobiorcy jako administratora. Usługobiorca samodzielnie i wyłącznie odpowiada za zgodność z prawem przetwarzania tych danych, w szczególności za: posiadanie podstawy prawnej ich przetwarzania, wykonanie obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą, oraz obsługę żądań tych osób (np. dostępu, sprostowania, usunięcia, sprzeciwu). Usługodawca nie odpowiada wobec tych osób za wykonanie powyższych obowiązków Usługobiorcy.

3. Umowa powierzenia (DPA). Powierzenie przetwarzania, o którym mowa w ust. 1, następuje na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA), wymaganej przez art. 28 RODO, która szczegółowo określa zasady tego przetwarzania, w tym wykaz podmiotów podprzetwarzających. DPA stanowi integralną część Umowy i jest zawierana z chwilą rejestracji Konta — jest udostępniana przed rejestracją pod adresem wskazanym w formularzu rejestracji i akceptowana łącznie z Regulaminem. Usługodawca przechowuje datę akceptacji oraz numery wersji zaakceptowanych dokumentów. Aktualna treść DPA jest stale dostępna w Serwisie.

4. Dane przetwarzane przez Usługodawcę we własnym celu. Usługodawca pozostaje administratorem wyłącznie w odniesieniu do danych, które przetwarza we własnych celach: zawarcia i wykonania Umowy z Usługobiorcą, rozliczeń i kontaktu z Usługobiorcą oraz uwierzytelniania, zapewnienia bezpieczeństwa Kont i administrowania Usługą. W pozostałym zakresie dane Użytkowników wprowadzone do Platformy, w tym dane pracowników Usługobiorcy, podlegają ust. 1–3, tj. ich administratorem jest Usługobiorca. Zasady przetwarzania, dla których administratorem jest Usługodawca, określa Polityka Prywatności.

§ 15. Zmiana Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności: zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia Usługi, względów bezpieczeństwa lub zmian organizacyjnych albo technologicznych.

2. O zmianie Regulaminu Usługodawca poinformuje Usługobiorcę z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie, pocztą elektroniczną lub w panelu Konta. Jeżeli Usługobiorca nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu rozliczeniowego. Dalsze korzystanie z Usługi po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.

§ 16. Przedsiębiorca na prawach konsumenta (JDG)

Dotyczy osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą, dla której Umowa nie ma charakteru zawodowego.

1. Osoba fizyczna zawierająca Umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści Umowy wynika, że nie ma ona dla tej osoby charakteru zawodowego (przedsiębiorca na prawach konsumenta), korzysta z ochrony przewidzianej dla konsumentów w zakresie: niedozwolonych postanowień umownych (art. 385¹–385³ Kodeksu cywilnego), prawa odstąpienia od umowy zawartej na odległość oraz zgodności usługi cyfrowej z umową — zgodnie z art. 7aa ustawy o prawach konsumenta, rozciągającym na taką osobę przepisy rozdziałów 4, 5a i 5b tej ustawy.

   1a. Usługa stanowi usługę cyfrową w rozumieniu ustawy o prawach konsumenta. Wobec osoby, o której mowa w ust. 1, Usługodawca odpowiada za zgodność Usługi z Umową przez cały czas jej dostarczania oraz dostarcza aktualizacje niezbędne do zachowania zgodności, na zasadach określonych w rozdziale 5b tej ustawy. Postanowienia § 5 ust. 5, § 8 oraz § 10 nie znajdują wobec takiej osoby zastosowania w zakresie sprzecznym z tymi przepisami.

2. Zgodnie z art. 7aa ustawy o prawach konsumenta osoba taka może złożyć — najpóźniej w chwili zawarcia Umowy — oświadczenie co do zawodowego albo niezawodowego charakteru Umowy. Usługodawca nie uzależnia zawarcia Umowy od złożenia takiego oświadczenia ani od jego treści.

   2a. Ocena zawodowego charakteru Umowy następuje na podstawie treści Umowy oraz przedmiotu działalności gospodarczej Usługobiorcy ujawnionego w CEIDG i/lub faktycznego sposobu korzystania z Usługi, przy czym każda z tych okoliczności może być uwzględniana zarówno łącznie z pozostałymi, jak i samodzielnie. Usługobiorca podaje przy rejestracji numer NIP, a Usługodawca jest uprawniony do ustalenia przedmiotu jego działalności na podstawie powszechnie dostępnych rejestrów publicznych. Przy ocenie uwzględnia się również zakres funkcjonalny Usługi objęty wybranym Planem.

3. W zakresie, w jakim do takiej osoby stosuje się przepisy o ochronie konsumentów, postanowienia Regulaminu ograniczające lub wyłączające odpowiedzialność, wyłączające rękojmię lub wyłączające zwrot opłat nie znajdują wobec niej zastosowania w części sprzecznej z bezwzględnie obowiązującymi przepisami.

4. Zawarcie Umowy a termin odstąpienia. Umowa zostaje zawarta z chwilą rejestracji Konta (§ 4 ust. 1). Okres próbny stanowi element świadczenia Usługi w ramach tej samej Umowy, a późniejsza aktywacja odpłatnego Abonamentu nie stanowi zawarcia nowej umowy ani zmiany Umowy skutkującej ponownym rozpoczęciem biegu terminu do odstąpienia. Termin do odstąpienia od Umowy, jeżeli przysługuje osobie wskazanej w ust. 1, wynosi 14 dni od dnia zawarcia Umowy, niezależnie od długości Okresu próbnego.

   4a. Prawo odstąpienia. Osoba wskazana w ust. 1 może odstąpić od Umowy w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, bez podania przyczyny. Oświadczenie o odstąpieniu należy złożyć pocztą elektroniczną na adres hello@complaia.systems; skuteczne jest również oświadczenie złożone w inny sposób, jeżeli jednoznacznie wyraża wolę odstąpienia i dotarło do Usługodawcy. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem. W Okresie próbnym Usługa jest świadczona nieodpłatnie, wobec czego odstąpienie w tym okresie nie rodzi obowiązku zwrotu opłat.

   4b. Rozliczenie odstąpienia. Jeżeli osoba, o której mowa w ust. 1, aktywuje odpłatny Abonament przed upływem terminu do odstąpienia, a następnie od Umowy odstąpi, Usługodawca zwraca w całości opłatę uiszczoną za bieżący Okres rozliczeniowy. Usługodawca dokonuje zwrotu w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia, przy użyciu tego samego sposobu zapłaty, a jeżeli zwrot tym sposobem nie jest możliwy — w terminie 14 dni od przekazania przez tę osobę danych niezbędnych do realizacji zwrotu.

5. Realizacja uprawnień na wniosek. Usługodawca nie jest zobowiązany do samodzielnego ustalania, czy Umowa ma dla Usługobiorcy charakter zawodowy. Uprawnienia, o których mowa w niniejszym paragrafie, realizowane są na wniosek osoby uprawnionej, kierowany pocztą elektroniczną na adres hello@complaia.systems i zawierający wskazanie żądania oraz okoliczności je uzasadniających. Do wniosków dotyczących zgodności Usługi z Umową stosuje się odpowiednio § 13.

§ 17. Postanowienia końcowe

1. Prawo właściwe. Umowa i Regulamin podlegają prawu polskiemu. W zakresie dopuszczalnym przez prawo wybór ten nie pozbawia podmiotów wskazanych w § 16 ochrony wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów.

2. Właściwość sądu. Spory wynikłe z Umowy, których nie uda się rozwiązać polubownie, rozstrzyga sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy. Zdania poprzedzającego nie stosuje się do podmiotów, wobec których jest ono niedopuszczalne na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów.

3. Zakaz cesji. Usługobiorca nie może przenieść praw ani obowiązków z Umowy na osobę trzecią bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy. Usługodawca może przenieść prawa i obowiązki z Umowy na podmiot trzeci, w szczególności w ramach przekształceń lub zbycia przedsiębiorstwa, z zachowaniem ciągłości warunków Usługi.

4. Rozdzielność postanowień (klauzula salwatoryjna). Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu zostanie uznane za nieważne, bezskuteczne lub niewykonalne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy. Postanowienie nieważne lub bezskuteczne zastępuje się postanowieniem dopuszczalnym, najbliższym celowi gospodarczemu postanowienia pierwotnego; w szczególności ograniczenia odpowiedzialności obowiązują w najszerszym dopuszczalnym zakresie.

5. Całość porozumienia. Regulamin wraz z Cennikiem oraz — jeżeli zawarto — umową powierzenia przetwarzania i indywidualnymi warunkami planu Enterprise, stanowi całość porozumienia stron i zastępuje wcześniejsze ustalenia w tym zakresie.

6. Język. Wiążąca jest polska wersja językowa Regulaminu. Ewentualne tłumaczenia mają charakter wyłącznie pomocniczy.

7. Komunikacja. Strony będą porozumiewać się drogą elektroniczną na adresy wskazane w Koncie oraz na adres hello@complaia.systems, o ile Regulamin lub przepisy nie wymagają innej formy.

8. Referencje. Usługodawca jest uprawniony do podawania firmy (nazwy) oraz znaku graficznego Usługobiorcy będącego osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej na liście klientów w materiałach informacyjnych i na stronach internetowych Usługodawcy. Usługobiorca może w każdym czasie wnieść sprzeciw pocztą elektroniczną na adres hello@complaia.systems; Usługodawca zaprzestaje wówczas takiego wykorzystania w terminie 14 dni.

9. W przypadku Usługobiorcy będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą wykorzystanie jego firmy lub oznaczeń w celach referencyjnych wymaga odrębnej, uprzedniej zgody, której udzielenie jest dobrowolne i nie stanowi warunku korzystania z Usługi. Zgoda może być w każdym czasie wycofana.

10. Regulamin wchodzi w życie z dniem 23 października 2026 r.